¡Bienvenidos al Manual del Expositor de Empack Madrid 2024!
Te aconsejamos leer detenidamente este manual del expositor y no dudes en escribirnos al correo operaciones@easyfairs.com en caso de dudas con tu participación o el montaje de tu stand o a madrid@easyfairs.com ante cualquier duda relacionada con la herramienta de marketing MyEasyfairs.
A través de 5 sencillos puntos podrás encontrar toda la información relevante que garantiza una participación cómoda y exitosa.
1.1 Accede a MyEasyfairs y configura tu stand desde tu área privada para la Edición 2024.
En tu MyEasyfairs también podrás encontrar la información relevante en cuanto a qué incluye tu modalidad de stand, qué contrataciones has realizado, además de las propias acciones de marketing que ofrece la herramienta.
1.2 Tipo de participación:
- SOLO SUELO: necesitamos que nos envíes el diseño detallado del stand a operaciones@easyfairs.com antes del 14 de noviembre con:
- Planos y cotas en planta y alzado.
- Ubicación conexiones y servicios adicionales si los hubiera.
- Información de contacto de otros Representantes cuyos servicios el Expositor propone para el suministro o construcción del stand.
RECUERDA: El cuadro eléctrico entre la acometida del pabellón y el resto de conexiones del stand debe ser contratado con la organización (2.13.2 Cuadros eléctricos del expositor, Normativa de participación)
- STAND MODULAR: necesitamos que nos escribas un e-mail a operaciones@easyfairs.com confirmando el nombre que quieres que aparezca en la cartela del stand, teniendo en cuenta que debe ser sólo texto con un máximo de 20 caracteres antes del 14 de noviembre. Una vez pasada esa fecha, y sin excepciones, no harán cambios; en caso de que el nombre no sea proporcionado, se usará el que aparezca en MyEasyfairs.
RECUERDA: de acuerdo a las condiciones aceptadas en la firma de la reserva del espacio, el stand modular proporcionado al expositor no podrá sufrir modificaciones o alteraciones estructurales sin consentimiento expreso de la organización.
Montaje:
- SOLO SUELO: Desde el domingo 24 de 9:00 a 20:00 y hasta el martes 26 de 9:00 a 20:00
- STAND MODULAR: Lunes 25 desde las 15:00 a 20:00 y martes 26 de 9:00 a 20:00.
En caso de tener la necesidad de carga/descarga de material expositivo de gran volumen para el evento o vehículos en el stand, confirmar con la organización la coordinación del posicionamiento (2.2. Normativa de montaje)
Consulta la normativa para conocer las especificaciones relativas a autorización de acceso prioritario.
- Acceso de expositores: de 09:00 a 18:30
- Acceso de visitantes: de 10:00 a 18:00
Desmontaje:
- RECOGIDA DE MERCANCÍAS Y ENTREGA DE PAQUETES VACÍOS: 28 de noviembre desde la clausura oficial, una vez que el servicio de seguridad confirme que no quedan visitantes en el pabellón, hasta las 21:00
- Viernes 29: de 9:00 a 15:00
POR FAVOR: Ten en cuenta estas fechas para el envío de tu mercancía ya que debes recepcionar el material, además de los medios logísticos necesarios tanto para la carga como la descarga en el stand.
3.1 Ponemos a disposición del expositor una amplia gama de servicios, mobiliario y complementos adicionales.
- Haz tu pedido de elementos adicionales a través de tu tienda online desde el apartado Gestionar Stand en tu área privada de MyEasyfairs.
- Cómo novedad en esta edición 2024 los precios están sujetos a 4 periodos de tarificación:
- Precio por reserva anticipada (EARLY BIRD) del 10 de mayo al 6 de junio
- Precio normal (REGULAR PRICE) del 7 de junio al 26 de septiembre
- Precio por reserva tardía (LATE PRICE) del 27 de septiembre al 31 de octubre
- ONSITE, del 1 de noviembre a celebración con disponibilidad de elementos sujetos a stock o servicios viables. Los pedidos tienen que hacerse a través de correo electrónico hasta el 14 de noviembre o en el mostrador de operaciones del pabellón durante el montaje y la celebración.
La adquisición de alguno de estos elementos requiere que nos facilitéis información adicional antes del 14 de octubre a operaciones@easyfairs.com:
- CAMBIO DE COLOR DE MOQUETA: color elegido, según el muestrario disponible
- SERVICIOS ADICIONALES, ELEMENTOS DE CONSTRUCCIÓN O ELECTRICIDAD: plano técnico con las ubicaciones.
- GRÁFICAS: archivo con las artes finales y su ubicación en el stand. Puedes consultar las especificaciones técnicas en este documento.
3.2 Servicios Externos
Estos servicios son gestionados directamente con los proveedores por lo que Easyfairs no intervendrá en esta operación.
En los casos siguientes es obligatorio contactar con los estos proveedores:
- CATERING: antara.madrid@antaracatering.com
- RIGGING: toda la contratación y solicitud de información, debe gestionarse directamente con IFEMA en directamente con IFEMA stecnica@ifema.es o inspeccion.rigging@ifema.es
Para los siguientes servicios sin exclusividad, recomendamos estos proveedores:
- LOGÍSTICA DE CARGA Y DESCARGA: DB SCHENKER, proveedor oficial de IFEMA ifema.madrid@dbschenker.com /+34 91 330 51 77
- DISEÑO Y MONTAJE DE STANDS: contacta con info@eventsbyus.es para solicitar información
Recuerda que no es necesario registrarse para el montaje ni el desmontaje.
Instrucciones para registrar a tu personal:
- Accede al área privada de MyEasyfairs.
- Pincha en GESTIONAR STAND y GESTIONA A TU PERSONAL EN VISIT CONNECT
- Pincha en PERSONAL (TEAM) en la aplicación y añade personal necesario en AÑADIR PERSONAL (ADD STAFF).
5.1 ACCESOS
Dirección: IFEMA MADRID
Pabellón: 5
Parking más cercano: Acceso Noroeste por la glorieta de Edimburgo, Parking Naranja y Verde
5.2 Primeros pasos en el pabellón
- Recoge el SMART BADGE en los mostradores de registro del pabellón 5
- Dirígete al Exhibitor Lounge para obtener los ticket de aparcamiento. También puedes consultar información del evento o cualquier otra duda.
IMPORTANTE: Es imprescindible disponer de las acreditaciones para poder acceder a los pabellones los días del evento.
La recogida de los tickets de parking de cortesía debe realizarse a lo largo del día 26 y el 27 de noviembre hasta las 15:00. A partir de ese momento no se entregarán más tickets.
